При значительном увеличении фактической выручки от ранее запланированной, необходимо выявить причины данного отклонения. Причины могут быть как внешними, внутренними, либо просто могут являться следствием ошибочного планирования. Рассмотрим каждый фактор.
Внешние факторы и их влияние
Внешними факторами могут быть – курс валюты, улучшение экономической или политической ситуации, увеличение цены на продукцию/услуги, увеличение спроса на продукцию/услуги. Если в бизнесе задействованы иностранные контрагенты в части продажи товаров или услуг, то значительное ослабление национальной валюты, не учтенное при планировании, пропорционально этого ослабления, увеличивает выручку.
Запланировать изменение курса валюты таким образом, чтобы он отображал реальную стоимость валюты на определенном временном отрезке практически невозможно. Поэтому данному вопросу уделяется наименьшее внимание при планировании. Однако при анализе причин отклонения фактической выручки от плановой, нельзя забывать о возможном влиянии курса валют.
Улучшение экономической или политической ситуации также редко находит свое отражение при планировании, что в целом справедливо и для всех внешних факторов. В данном случае наиболее точно рост выручки характеризует устойчивое выражения в мире финансов “расти вместе с рынком”. При определенных неблагоприятных политических рисках как введение санкций на отрасли или страны, смена политических режимов, национализация определенных объектов, фактическая выручка может быть меньше запланированной, что в ровной степени справедливо с точности до наоборот, когда политическая ситуация становиться благоприятной – это подписание различных соглашений с иностранными партнерами в рамках вложений в экономику страны, приток капитала в виде “дешевых” денег, поддержание государством определенных отраслей бизнеса.
Увеличение цены на продукцию/услуги при функционировании на конкурентном рынке является также внешним фактором, так как цену на продукцию/услуги компании задает рынок. Цены могут расти под действием роста издержек на ключевые материалы или топливо, также как общим инфляционным ростом в экономике. Отклонение плановых от фактических цен легко увидеть в ретроспективе и подсчитать отклонение по цене. В случае, когда оно значительное, мы можем утверждать, что одной из причин превышения фактической выручки над плановой является повышение цен на продукцию или услуги.
Увеличение спроса на продукцию/услуги в отрасли в целом является также внешним фактором, поскольку не зависит от деятельности самой компании. Примеры такого увеличения спроса очень распространены. Это может быть рост спроса на мобильные устройства, также приложения к ним, различные гаджеты и все что относится к технологиям “хай тек”, равно как и локальные увеличения спроса к товарам повседневного потребления при росте числа населения и/или его благосостояния в определенных районах или регионах присутствия компании. Таким образом, внешние факторы относятся к факторам, которые наиболее тяжело поддаются планированию и отсутствием возможности на них повлиять. В связи с чем, благоприятное воздействие только этих факторов на выручку, как правило, показывает, что развитие компании происходит за счет внешних, а не внутренних преобразований, чему должно быть уделено особое внимание со стороны менеджмента компании.
Внутренние факторы
Изменение внутренних факторов – заключение новых контрактов, оптимизация и реорганизации деятельности компании, применение новой системы мотивации. Причинами получения фактически большей выручки, чем запланировано могут быть внутренние факторы.
К ним можно отнести заключение новых контрактов, оптимизация и реорганизации деятельности компании, применение новой системы мотивации. Заключение новых контрактов, о которых не было известно при планировании, и при условии сохранения старых контрактов, могут быть причиной получения сверхожидаемой выручки.
Выявить действие данного фактора достаточно просто – необходимо проверить, какие текущие контракты были заложены в план, а какие нет.
Новые незапланированные контракты как раз и обеспечивают прирост выручки. Также данная проверка является основой, которая поможет руководителю понять причины того, почему конкретный контракт не был включен в план.
Оптимизация и реорганизация деятельности компании может быть одним из факторов получения фактически большей выручки, чем ожидалось. Зачастую при реорганизации компании, часть функций уходит, а часть функций или направлений могут быть переданы, такие как передача клиентских баз, рынков для продажи продукции/услуг. Определить влияние данных факторов, в случае наличия программ оптимизации и реорганизации в компании, не составит труда.
Мотивация сотрудников и ее влияние на финансовый результат
Применение новой системы мотивации сотрудников в части обеспечения выручки компании может в значительной степени увеличить фактическую выручку. Однако в данном случае возникает вопрос – намерена ли была занижена планируемая выручка для получения бонуса?
Если бонус привязан только к выполнению плана, то есть фактическое значение не может быть меньше планового, то следует ожидать преднамеренного занижения плана, введя предпосылки о том, что сотрудник действует экономически рационально. В данном ситуации сотрудник получает бонус (премию), в установленном размере, как правило от 20 до 30% от оклада, если фактическое значение выручки не меньше планового, причем размер превышения фактической выручки над плановой в данном случае не играет никакой роли. Если вводить бонус, связанный с размером отклонения факта от плана, скажем не более 10% в качестве условия получения бонуса, то вероятна ситуация, когда план выполнен и нет мотивации для дальнейших продаж. Примером может быть получение бонуса (премии) сотрудником в размере 20% от оклада при условии фактического «попадания» выручки в интервал отклонения до 10% от планируемой выручки.
При получении бонуса как процента от фактической выручки, без привязки к плану, сотрудник не будет уделять большого внимания формированию плановых цифр, также как не будет мотивирован к исполнению плана. Примером данной ситуации, как правило, является бонус (премия) сотрудника в размере от 1 до 3% от фактически полученной выручки. Необходимо сформировать такую систему мотивации для увеличения выручки, чтобы она по крайней мере учитывала все рассмотрение выше риски, и была привязана одновременно к выполнению плана, процентам отклонения факта от плана, а также к росту фактической выручки. На выходе должна получиться формула, которая наиболее подходит непосредственно к текущим условиям и реалиям бизнеса компании.
Факторы, которые надо учесть в планировании
Влияние всех вышеописанных факторов должно быть учтено в планировании – как внешних, так и внутренних. Однако, как было отмечено раннее, наиболее проблематично при планировании, учитывать внешние факторы, так как они по своему определению не зависят от внутреннего функционирования компании. Тем не менее, внешние факторы должны находить отражение в плане, как правило, либо применяется консенсус прогноз по таким показателям как курс валюты, возможной политической или экономической ситуации в стране, изменение цены на продукцию/услуги, изменение спроса на продукцию/услуги, либо данные факторы остаются на уровне предыдущего планирования.
Так или иначе, можно с определенной долей уверенности утверждать, что влияние данных факторов практически очень слабо поддается планированию, и только в случае ожидаемого большого изменения перечисленных факторов стоит уделять особое внимание им. Если ожидаемое колебание, скажем, курса валют, незначительное, то силы планирования следует направить на учет внутренних факторов.
Для того чтобы определить, было планирование ошибочным или нет, необходимо провести анализ соотношения плановых и фактических показателей (далее – план/факт анализ) и дать обоснование по каждому расхождению. Как правило, в части выручки это два показателя – объем и цена. Под объемом понимаются контрактные условия и их соблюдение. Цена может меняться под влиянием таких факторов как предоставление скидки на продукцию, изменению рыночных цен. Все это поддается экономическому анализу и выявляется при более детальном подходе к вопросу.
Если анализ показывает, что планирование было ошибочным, то есть не была учтена определенная информация, которая могла быть доступна на этапе планирования, либо в планировании совершены расчетные ошибки, то мы можем поставить следующий вопрос – были ли ошибки намеренными или выполнены случайным образом, вследствие неполной компетентности сотрудников.
Намеренно искаженная информация при планировании, как правило, указывает на наличие мотива у сотрудников к ее искажению, зачастую это связанно с размером получаемого вознаграждения или бонуса по итогам фактических продаж.
Если факт искажения информации имел преднамеренный характер, то необходимо, как минимум, сделать дисциплинарное взыскание и лишить сотрудника «нечестно» заработанного бонуса.
Актуализируем план при значительном увеличении фактической выручки
Актуализация включает в себя обновление данных доходной и расходной частей бюджета. После проведенного план/факт анализа и обнаружения причин значительного превышения фактической выручки над планированной, необходимо актуализировать планируемые показатели по будущим периодам, чтобы избежать недостоверного планирования. Актуализация должна проходить по факторам, которые повлияли на фактическое превышение выручки.
Во-первых, самой актуализации подлежит непосредственно план продаж. Корректировка должна быть сделана, скорее всего, в сторону значительного повышения, чтобы избежать искаженной плановой информации в дальнейшем и сильного отклонения план/факта. Все новые данные по клиентам и контрактам должны быть занесены в план.
Во-вторых, при повышении плана продаж, логично будет актуализировать план закупок, так как план продаж и закупок, как известно, находятся в прямой зависимости. Возможно, в данном случае, изменится маржа при большем объеме закупок, то есть будет предоставлена скидка на объем со стороны контрагента. Также данная маржа может быть компенсирована за счет зеркального предоставления скидки на объем покупателям товаров и услуг. Данный вопрос индивидуален и зависит от договоренностей между контрагентами. Одно очевидно – план закупок нужно будет скорректировать под новый объем продаж.
Рост объем продаж, в данном случае, это рост непосредственно компании, и, как следствие либо рост численности, либо уровня оплаты труда в качестве бонусов от возросших продаж. Актуализация ФОТ в данном случае также необходима, хотя, в отличие от плана закупок, бюджет ФОТ не имеет настолько сильной связи с продажами. При определенных предпосылках, рост отчислений на ФОТ может измениться незначительно по сравнению с аналогичным изменением плана продаж.
Исходя из вышеописанного, изменения бюджета произойдет не только в доходной, но также и в расходных частей бюджета.
Предупреждаем «некачественное» планирование
Для недопущения «некачественного» планирования, руководству необходимо применение наиболее продуманной системы мотивации, отображающей текущие бизнес реалии компании. Примером такой мотивации может быть применения бонусной системы, основанной на одновременном применении рассмотренных выше трех различных систем мотивации:
- мотивация от фактической выручки;
- мотивация, привязанная к выполнению плана;
- мотивация, привязанная к процентам отклонения от плана.
Формула совокупного дохода сотрудника может выглядеть следующим образом:
1% х Ф + 10% х ОКЛАД (если Ф>П) + 10% х ОКЛАД (если 1,1П>Ф>0,9П) + ОКЛАД
где
Ф – фактическая выручка.
П – плановая выручка.
Также внимание руководства должно быть направленно на оценку и дальнейшее совершенствование навыков сотрудников, ответственных за планирование и обеспечение выручки компании. В качестве профессионального совершенствования могут выступать различные тематические корпоративные тренинги и семинары.
